Entrega de una presentación de evaluación

En este post, analizaremos los consejos y las mejores prácticas para determinar tu audiencia, elegir el estilo del informe de tu evaluación y entregar una presentación de informe eficaz. También analizaremos cómo distinguir entre revisar datos y presentar una evaluación.

Hay diferentes maneras de presentar una evaluación y tendrás que decidir qué estilo es el mejor para tu proyecto y tu audiencia. Comienza por considerar a tu audiencia. Piensa en lo que es más significativo para ellos, así como en cuánto tiempo tienen. Si tu audiencia es una mezcla de roles o grupos, como miembros del equipo, gerentes, interesados y ejecutivos, considera la mejor manera de compartir información con cada grupo. En algunos casos, deberás presentar los mismos datos de diferentes maneras. Cada audiencia tiene diferentes razones para querer información. Tu equipo, por ejemplo, podría beneficiarse de un informe detallado para poder abordar aspectos del proyecto del que son responsables. Sin embargo, los grupos de interesados y los ejecutivos séniores generalmente no necesitan, quieren o tienen tiempo para escuchar un análisis detallado. Prefieren tener un resumen de la información más importante y del impacto que su inversión tendrá en el proyecto. 

Después de considerar a tu audiencia, debes crear un informe de evaluación detallado que aborde tus preguntas de evaluación. A continuación, puedes tomar el informe detallado y resumir la información en el formato más adecuado para un público determinado. Además de un informe completo, dos estilos comunes de informes incluyen una hoja de resumen y una presentación basada en diapositivas. Una hoja de resumen es una o dos páginas con un resumen de la información más pertinente. Piensa en esto como si fuera un folleto o una instantánea de tus resultados. Y una presentación basada en diapositivas utiliza diapositivas digitales para presentar de forma visual la información. 

La presentación de los resultados de evaluación no solo debe ser un informe de datos sin procesar; tu presentación debe reflejar lo que significan los datos y explicar cómo ofrecen una respuesta a las preguntas de evaluación. Para ello, necesitas filtrar y analizar los datos. Esta es probablemente la parte más importante, porque aquí es donde le das sentido a los datos para ti mismo. Cuando realizas el trabajo de filtrar y analizar, te familiarizas con los resultados, los encuestados, y qué significan esos resultados en lo que respecta a la calidad del proyecto. Ahí está la diferencia entre los informes de datos y la presentación de los resultados de evaluación. 

Los datos por sí solos no son suficientes. Necesitas realizar análisis que explique los datos. Tu trabajo es averiguar qué significan esos datos y explicar cómo responden a tus preguntas de evaluación. Cuando puedas explicar qué significan los datos en tus propias palabras, tendrás la base para tu presentación. Una buena manera de empezar a analizar los datos que debes presentar es buscar tendencias, patrones y anomalías. Otro consejo es compartir este proceso con algunos de los miembros de tu equipo. Turnarse para compartir lo que crees que significan los datos te permite comprobar tu comprensión y descubrir información adicional a través de las distintas perspectivas. 

Después de haber analizado tus datos y saber cómo te gustaría presentarlos, da forma a la historia de tus resultados uniendo todo en una narrativa coherente. Tómate un tiempo para pensar en lo que esperas lograr, los puntos que deseas destacar y las preguntas e inquietudes que deseas responder. Una gran manera de presentar una evaluación es a través de una historia. La narración de historias es el proceso de convertir hechos en narrativa para comunicar algo a tu audiencia. Esto es esencialmente lo que haces cuando presentas los resultados de tu evaluación: contar la historia de tus datos. 

Identifica cualquier problema importante que hayan revelado los datos y resume el resto. Si los datos revelan que las cosas estaban saliendo bien, elige algunos aspectos destacados y sigue adelante. Si hay algunas fallas importantes, sugiere posibles soluciones o presenta preguntas específicas para las que necesitas respuestas.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.