Escribir correos electrónicos para elevar un problema

En este post, revisaremos algunas prácticas recomendadas para escribir correos electrónicos y obtener las decisiones que necesitas de los interesados. Como gerente de proyectos, identificar y gestionar los problemas es parte del trabajo, y, si un problema es lo suficientemente grande para elevarlo a un interesado sénior, entonces es muy probable que sea un problema que estás esperando resolver lo antes posible. El correo electrónico puede ser una herramienta eficaz para elevar rápidamente un problema y pedir a un interesado su opinión sobre cómo proceder. Por eso, es muy importante asegurarte de que tu correo electrónico esté escrito de una manera que capte de manera efectiva la atención de los interesados y te brinde la respuesta que necesitas. Hay algunas mejores prácticas para lograr que el correo electrónico no sea ignorado.

Primero, piensa en lo que es más importante para tu interesado. Por lo general, los interesados sénior están más pendientes de un problema que podría tener un impacto potencial en una organización que de su impacto en un proyecto único. Aquí es donde conectar los problemas del proyecto con los objetivos y resultados clave de una organización puede ser útil. Identifica cómo un problema impactará a la organización en su conjunto y asegúrate de comunicar claramente ese impacto en las primeras dos frases de tu correo electrónico. 

Cuando hayas determinado qué es más importante para tu interesado, estarás mejor preparado para redactar un correo electrónico efectivo. Recuerda escribir una línea de asunto clara que establezca brevemente de qué se trata tu correo electrónico. También es útil incluir un lenguaje en tu línea de asunto que indique lo que quieres que tu interesado haga cuando lea tu correo electrónico. ¿Necesitas que revise un documento que adjuntaste al correo electrónico? Intenta agregar las palabras “por favor, revisar” en la línea de asunto. ¿Es este un correo electrónico urgente para el que necesitas una respuesta rápida? Entonces, puedes intentar agregar la palabra “urgente” a la línea de asunto. 

Los interesados, especialmente los que ocupan puestos sénior dentro de una organización, suelen recibir muchos correos electrónicos por día. Incluir términos como urgente, oportuno, se necesita una decisión o por favor, revisar puede ayudar a llamar la atención sobre tu mensaje y dejar en claro la acción que te gustaría que tome tu interesado. Recuerda también mantener el cuerpo del correo electrónico resumido y específico. Cuando le comuniques un problema del proyecto a un interesado sénior ocupado, tu correo electrónico debe esbozar brevemente el problema, explicar cómo podría afectar los objetivos de la organización e indicar de manera clara la decisión que necesitas que tu interesado tome para poder proceder. Eso es todo. Escribe una o dos oraciones para resumir tu problema junto con otra oración que identifique cómo el problema puede afectar los objetivos y resultados clave de tu organización. Si hay documentos o información adicional que es posible que tu interesado necesite revisar para tomar una decisión fundada, considera la posibilidad de incluir hipervínculos o archivos adjuntos con la información en tu correo electrónico. 

Una vez que hayas terminado de escribir tu correo electrónico, asegúrate de revisar que no tenga faltas de ortografía, errores gramaticales o hipervínculos incorrectos. Usa el corrector ortográfico y otras funciones gramaticales de verificación en tu aplicación de correo electrónico o en línea para asegurarte de que todo esté bien. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.