El proceso de elaboración del presupuesto

Las etapas destacables del procedimiento de elaboración de los presupuestos son las siguientes: 

A) Fase de Planificación.

1. Formulación de objetivos específicos por parte de la dirección por medio de programas cuantificados en términos económico-financieros para cada centro de responsabilidad y referidos a un período de tiempo determinado. Ello permitirá:

• Profundizar en el conocimiento de los objetivos individuales y organizativos que se esperan alcanzar.

• Anticipar resultados antes de que se produzcan.

• Clarificar el comportamiento y el resultado esperado y guiar, en consecuencia, el proceso de decisión.

• Motivar hacia el logro de los objetivos e integrar y coordinar a las diferentes personas y centros. 

2. Especificación de las necesidades de producción relacionadas con las capacidades y tiempos configurados en los programas de producción, que reducido a unidades monetarias darán lugar a los presupuestos de producción. 

3. Establecimiento del programa de compras, que una vez cuantificado en términos monetarios, concluirá en el presupuesto de compras, así como el presupuesto de tesorería necesario para su ejecución. 

4. Resumen de la información relativa a los ingresos y costes estimados a fin de obtener de manera previsional el resultado de la actividad del período. 

Fases del Proceso Presupuestario.

Fase 1.

Fijación de objetivos a corto plazo. Establecimiento de programas. 

Fase 2.

Búsqueda de soluciones alternativas. 

Fase 3.

Evaluación y selección de las alternativas. 

Fase 4.

Elaboración e implantación de los presupuestos. 

Fase 5.

Comparación de las acciones tomadas y los resultados obtenidos en relación a los objetivos reflejados en los presupuestos. 

La confección del presupuesto se fundamenta generalmente en la información poseída del período anterior y en el conocimiento de los niveles de costes de dicho período que se toma como ejercicio base para la determinación del presupuesto del próximo año, extrapolando los importes previstos para dicho ejercicio. Dicha operación se denomina "crecimiento vegetativo del presupuesto". Una vez determinado el crecimiento vegetativo del presupuesto, se le añade un margen cautelar con objeto de afrontar el efecto inflacionario. 

B) Fase de control.

La segunda etapa del proceso presupuestario implica la evaluación explícita del grado en que la actuación de cada centro o responsable colabora en el logro de los objetivos, lo cual, a su vez, facilita: 

·         Explicitar los criterios de evaluación.

·         Realizar el control por excepción.

·         Contribuir al conocimiento de la capacidad de la empresa y de sus componentes para alcanzar los objetivos.

·         Ayudar a la determinación de las causas que han dificultado el logro de los objetivos.

·         Adoptar las oportunas acciones correctoras. 

En sus comienzos, la elaboración de los presupuestos constituyó un complemento de la información de la contabilidad financiera que permitía la comparación de los resultados de un período con las previsiones llevadas a cabo. Posteriormente se desarrollaron los sistemas de contabilidad interna basados en las imputaciones de costes, al análisis de las desviaciones, etc., obteniéndose de este modo información adicional acerca de las deficiencias y su localización. En la década de los cuarenta aparecen los presupuestos por programas con carácter oficial. La Comisión Hoover en los períodos de 1947-1949 y 1953-1955 promovió la elaboración de un presupuesto basado en programas, con identificación de resultados estableciendo indicadores de su eficacia. 

En la elaboración del presupuesto hay que estimar la evaluación de dos tipos básicos de variables:

1. Variables monetarias que afectan a los precios de las diferentes variables que intervienen.

2. variables no monetarias relativas a las cantidades que se precisan de cada una de dichas variables (horas disponibles de producción, unidades a vender, consumos unitarios de factores, etc.

Fuente:
Académica – Curso Elaboración de Presupuestos.