Fases en acción: Iniciación y planificación

Pasar por todo el ciclo de vida de un proyecto puede parecer mucho trabajo, pero el impacto a largo plazo que tendrá en tu proyecto es enorme. Como gerente de proyectos, es tu trabajo asegurarte de que la dirección comprenda realmente el riesgo de no prepararse adecuadamente para un proyecto. Hacer suposiciones incorrectas puede poner en riesgo a tu empresa. En cambio, tomarse el tiempo necesario para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar cuidadosamente un proyecto aumenta las probabilidades de que tenga éxito y conduce a buenas relaciones de trabajo con los clientes.

Es importante destacar que el nombre o las tareas de cada fase pueden variar, o diferir un poco según el tipo de proyecto o la organización donde trabajas. Independientemente del método, todos los proyectos comparten muchas de las mismas tareas necesarias para realizar el trabajo. 

El primer paso del ciclo de vida del proyecto es iniciar el proyecto. Durante la iniciación, organizarás toda la información que tienes disponible acerca de tu proyecto. De esta manera, cuando estés listo para continuar, estarás preparado para la siguiente fase en la que puedes elaborar el plan. 

Definir los objetivos del proyecto deja en claro los detalles para que, junto con tu equipo, puedan completar con éxito el proyecto. Teniendo en cuenta esto, tendrás que investigar un poco para generar ideas que te ayuden a alcanzar tus metas. También necesitarás averiguar qué recursos están disponibles, estos pueden incluir personas, equipos, programas de software, proveedores, espacio físico o ubicaciones, entre otros. 

Todo lo que necesites para completar el proyecto se considera un recurso. Como gerente de proyectos, documentarás todos estos detalles en la propuesta del proyecto y luego obtendrás la aprobación de un responsable o un grupo de responsables de la toma de decisiones en tu empresa para poder continuar con los planes del proyecto. 

En algunos casos, es posible que seas el responsable de la toma de decisiones, en este caso, debes asegurarte de considerar los mismos factores de la fase iniciación del proyecto antes de pasar a la siguiente etapa. 

Una vez que se aprueba el proyecto, pasarás al segundo paso del ciclo de vida del proyecto, elaborar un plan. En esta fase, crearás un presupuesto y establecerás el cronograma del proyecto, definirás el equipo del proyecto y los roles y responsabilidades de cada persona. 

La planificación deliberada es fundamental para el éxito. Una parte clave de la gestión de proyectos es planificar el riesgo y los cambios. Un gerente de proyectos con experiencia sabe que los planes siempre cambian. Esta capacidad de adaptación se trata de pensar y planificar el futuro. 

La programación de los retrasos, los cambios de presupuesto, los requisitos de tecnología y software, las cuestiones legales, el control de calidad y el acceso a los recursos son solo algunos de los tipos más comunes de riesgos y cambios que un gerente de proyectos debe considerar. 

Por lo tanto, es importante tener en cuenta que la planificación es clave para reducir esos riesgos. Pero no te preocupes, si los riesgos te abruman en este momento, la comprensión de los riesgos te ayudará a solucionar esa sensación. Solo debes saber que es muy importante no omitir este paso y elaborar un plan siempre. 

Una vez más, el éxito de tu proyecto depende de ello, cuando tengas un plan, le comunicarás toda esta información a tu equipo. De esa forma, cada miembro sabrá qué tareas debe realizar y qué debe hacer si tiene preguntas o surgen problemas. 

También le comunicarás tu plan a otros interesados en el éxito del proyecto, para que conozcan tus planes y el progreso a medida que el proyecto continúa avanzando. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.