Introducción a la gestión de cambios

A veces, el resultado entregable de un proyecto es una herramienta o un proceso nuevo que debe ser adoptado por la organización. 

En la gestión de proyectos, el proceso de entregar el proyecto terminado y conseguir que la gente lo adopte se conoce como gestión de cambios. Si comprendes la gestión de cambios, puedes asegurarte de que el proyecto se termine correctamente y que la organización acepte y adopte las recomendaciones del proyecto. Si entiendes bien la gestión de cambios y tu papel en el proceso, puedes garantizar un despliegue ordenado de los cambios y facilitar la adopción.

A menudo, la adopción es el primer paso para que el proyecto tenga el impacto deseado una vez que se pone en marcha. 

Como nuevo gerente de proyectos, quizás no seas responsable de la planificación de la gestión de cambios completa de tu proyecto. En cualquier caso, puedes contribuir al éxito del proyecto si entiendes tu papel en el proceso y cómo la organización podría reaccionar ante el cambio. 

Es importante reconocer que son las personas de la organización quienes se ven directamente afectadas por los cambios en el lugar de trabajo. La implementación de un nuevo proyecto puede traer cambios en los procesos, los presupuestos, los cronogramas y los roles y responsabilidades de los empleados. 

Incluso los cambios estéticos, implican que los empleados tendrán que adaptarse a algo nuevo y diferente. Algo tan sencillo como cambiar un logotipo puede ser un gran dolor de cabeza para los empleados, quienes tendrán que cambiar todo el material de oficina antiguo y asegurarse de que todos los empleados usen el nuevo logotipo correctamente. 

A la hora de evaluar el éxito de tu proyecto, es importante tener en mente los cambios que las personas deberán implementar como resultado. Si piensas en estos cambios de antemano, tendrás más probabilidades de que el proyecto sea aceptado y adoptado. 

Hay muchos modelos y estrategias de gestión de cambios, si buscas en Internet, encontrarás rápidamente incontables explicaciones y ejemplos. 

Aunque hay muchos modelos diferentes, todos comparten los mismos conceptos generales. La gestión de cambios en la gestión de proyectos se centra en tres conceptos y buenas prácticas centrales. 

El primer concepto central es crear un sentido de propiedad y urgencia en torno al proyecto. Propiedad significa conseguir que los demás sientan que deben hacerse responsables de realizar correctamente sus tareas. La urgencia radica en lograr que entiendan que el proyecto es importante e identificar qué medidas deben adoptarse para hacer avanzar el proyecto. 

Cuando el equipo siente propiedad y urgencia en torno a un proyecto, aumenta el interés, la motivación y el compromiso con el resultado. 

Otro concepto central es encontrar la combinación correcta de destrezas y personalidades cuando seleccionas a las personas que trabajarán en tu equipo. Busca personas cuyos conocimientos y destrezas se complementen mutuamente. Si alguien más selecciona a tu equipo, ve si eres capaz de elegir a quién se asigna cada tarea. Si eso no es posible, será especialmente importante para ti encontrar formas de conectarte con los miembros de tu equipo. Esto generará entusiasmo acerca del proyecto para que puedan abogar por el cambio cuando sea necesario. 

Una forma efectiva de motivar a tu equipo es comunicar claramente la visión y el enfoque para el proyecto. Luego, podrás compartir cómo imaginas a todos trabajando juntos como equipo para que esto suceda. Comunicar esta idea claramente permite que otros compartan tu visión y se sientan responsables de hacerla realidad. 

El último de los conceptos centrales es siempre importante: la comunicación efectiva. Y debe quedar muy en claro: la comunicación es clave. Tener una comunicación eficaz con tu equipo significa ser transparente y sincero en relación con tus planes e ideas y compartir la información necesaria. 

Asegúrate de que tu equipo, junto con el resto de la organización, se mantenga al corriente del avance del proyecto. Así, todos se sentirán incluidos en el proyecto y se sentirán parte de él. 

Cuando el proyecto esté terminado, podrías toparte con cierta resistencia o algunos obstáculos. Recuerda: el cambio no sucede de la noche a la mañana, así que no te rindas, si te topas con cierta resistencia, puedes contribuir a que el proceso avance ayudando a las personas a adaptarse, recompensando sus esfuerzos y recordándoles el valor general que el proyecto proporciona a largo plazo. 

Comprender el proceso de cambio puede ayudarte a determinar cómo puedes contribuir a que tu proyecto sea bien recibido. Por ejemplo, entender la importancia de la comunicación te ayudará a acordarte de comunicar claramente los planes del proyecto a tu equipo, así como comunicar el impacto esperado del proyecto en el resto de la organización. 

Ya que es una metodología popular que probablemente usarás en algún momento, muchos de los principios de la metodología Agile se alinean con una buena gestión de cambios. 

¿Cómo podría abordar un equipo la gestión de cambios? Ser receptivo al cambio es un valor fundamental en los equipos Agile. Estos equipos suelen estar en un estado de evolución y se adaptan al cambio constantemente. 

Como gerente de proyectos, puedes impulsar enfoques efectivos de gestión de cambios en todas tus interacciones.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.