¿Por qué es esencial la iniciación de un proyecto?

Independientemente de la metodología elegida, todos los proyectos tienen que empezar en alguna parte. 

Debido a que la iniciación es la primera fase del proyecto, es muy importante hacerlo bien.

Una iniciación bien planificada da como resultado una base sólida para tu proyecto y lo prepara para el éxito. 

La iniciación comienza luego de identificar un problema u oportunidad dentro de una organización. A menudo, los interesados, como los altos directivos de una empresa, inician un proyecto para abordar una necesidad específica para el negocio. 

Es tu responsabilidad como gerente de proyectos ayudar a identificar los objetivos del proyecto, los recursos y otros detalles basados en las conversaciones iniciales con los interesados del proyecto. 

Aunque alguien más podría presentar una idea para el proyecto, sigue siendo tu trabajo imaginar todas las piezas importantes que necesitan unirse para hacer el trabajo. 

La fase de iniciación es un momento crucial para hacer las preguntas correctas a los interesados, realizar investigaciones, determinar los recursos, y documentar claramente los componentes clave de un proyecto. Hacer esto te ayudará a solidificar el alcance, o los límites, del proyecto. 

Si el proyecto no se inicia correctamente, las cosas pueden salir mal muy rápido. Por ejemplo, si no se cuenta con una comprensión acabada de los objetivos del proyecto, podrías subestimar qué recursos necesitas o cuánto tiempo podría durar el proyecto. O, si no logras un acuerdo con los interesados respecto de lo que entienden por “éxito”, podrías pensar que el proyecto se ha completado correctamente, en tanto que los interesados podrían pensar que no lograron sus objetivos. 

Hablar el mismo idioma y aportar claridad durante la fase de inicio permite ahorrar mucho tiempo y trabajo extra para todos durante todo el proyecto. Una iniciación adecuada también ayuda a garantizar que los beneficios de los resultados del proyecto superen los costes del proyecto. 

Para determinar esto, harás lo que se denomina análisis costo-beneficio, que es el proceso de sumar el valor esperado de un proyecto (los beneficios) y compararlos con los costos en monetario. 

Para ello, trabajarás con los interesados para analizar algunas preguntas. Para determinar los beneficios de un proyecto, estas preguntas podrían incluir:

¿Qué valor creará este proyecto?

¿Cuánto dinero podría ahorrar este proyecto a nuestra organización?

¿Cuánto dinero aportará de los clientes existentes?

¿Cuánto tiempo se ahorrará?

¿Cómo se mejorará la experiencia del usuario?

 

Y para determinar los costos del proyecto, estas preguntas podrían incluir:

¿Cuánto tiempo tendrán que dedicar las personas a este proyecto?

¿Cuáles serán los costos únicos?

¿Existen costos continuos?

¿Qué pasa con los costos a largo plazo?

 

Los beneficios de un proyecto deberían siempre superar los costos, así que es muy importante que consideres estas preguntas desde el principio.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.