Definir criterios de éxito

¿Cómo sabes exactamente que tu proyecto es un éxito? ¿Cómo saber si realmente has aterrizado? Al comienzo del proyecto, definiste objetivos y entregables que son medibles, es decir que puedes determinar si se cumplieron. Del mismo modo, debes definir criterios de éxito que también puedan medirse para saber si se cumplieron.

Los criterios de éxito te dirán si el proyecto en su conjunto tuvo éxito o no. Son los detalles específicos de tus objetivos y entregables que te dicen si has logrado lo que te propusiste. Son los estándares por los que se juzgará el proyecto una vez que se haya entregado a los interesados y clientes. 

Definir los criterios de éxito también aclara al equipo lo que están intentando lograr más allá de tan solo lanzar algo a los usuarios. ¿Es aumentar la satisfacción del cliente con el servicio para que puedan seguir comprando más productos? ¿Mejorar una función existente para retener clientes? Según el proyecto, las respuestas serán diferentes. 

Pero es importante que un equipo esté alineado y trabaje hacia un objetivo compartido. A veces forzar la conversación y aclarar cómo se ve el resultado final puedes sacar a la luz preguntas y áreas de desacuerdo. 

No existe un proceso fijo para determinar los criterios de éxito, pero aquí se presentan algunos puntos clave a considerar. 

Una de las preguntas que debes hacerte al hacer que tus metas sean medibles es: ¿Cómo sabré cuando se logre? La misma pregunta se aplica a tu proyecto: ¿Cómo sabrás cuando esté hecho? Solo en este caso, deberás preguntar: ¿Cómo sabré cuando se haya logrado con éxito? 

Puedes medir para determinar el éxito de tu proyecto de manera similar a medir un objetivo. Así que revisa los objetivos y entregables de tu proyecto, revisa el alcance e identifica los aspectos medibles del proyecto. Estas serán algunas de las métricas utilizadas en los objetivos y entregables, junto con el presupuesto y los detalles de cronograma. 

Otra cosa que deberás hacer es obtener claridad de los interesados sobre los requisitos y expectativas del proyecto. Esa es la clave. 

Hay mucha gente involucrada en cualquier proyecto; eso significa muchas ideas sobre cómo se ve el éxito para cada persona. Se recomienda que hagas preguntas, por ejemplo: ¿Quién dice finalmente si el proyecto es exitoso o no? ¿Qué criterios se medirán para determinar el éxito? ¿En qué se basa el éxito de este proyecto? 

Una vez que hayas recopilado información aclaratoria, documéntala y compártela para que tú, tu equipo y los interesados puedan consultarlo luego. 

No basta con hacer una lista de criterios; se necesita un proceso para medir el éxito de principio a fin en todo el ciclo de vida del proyecto. De esta forma, puedes realizar ajustes y asegurarte de tener éxito cuando estés listo para aterrizar. 

Hay muchas métricas que puedes utilizar y, para algunos productos, será lógico utilizar más de uno. Las métricas que elijas deben estar alineadas con el objetivo de tu proyecto lo máximo posible. 

Por ejemplo, las "métricas de felicidad" miden las actitudes y la satisfacción de los usuarios o facilidad de uso percibida, y puedes medirlos mediante encuestas. 

También puedes considerar las métricas de participación y adopción del cliente, junto con métricas más comerciales que rastrean cosas como las ventas y el crecimiento. 

La adopción se refiere a cómo el cliente usa y adopta un producto o servicio sin problemas. El compromiso se refiere a la frecuencia o importancia de la interacción y participación del cliente a lo largo del tiempo. 

Las métricas de adopción pueden incluir lanzar un nuevo producto a un grupo de usuarios y que una gran cantidad lo utilicen o lo adopten. Las métricas de participación pueden incluir el aumento del uso diario de una función de diseño o de pedidos e interacciones con los clientes. 

Una vez que hayas definido las métricas que medirás, piensa en cómo rastreas estas métricas. Evalúa qué herramientas pueden ayudarte a recopilar los datos necesarios para asegurarte de mantenerte encaminado. 

Por ejemplo, si estás midiendo métricas comerciales como ingresos, considera rastrearlo en una hoja de cálculo o tablero, donde puedas detectar brechas y tendencias. Si estás midiendo la satisfacción del cliente, puedes pensar en una forma de incentivar a los clientes a participar en encuestas periódicas por correo electrónico y crear un sistema para medir sus respuestas cuando participan. 

También utiliza tus herramientas de gestión de proyectos para comprobar las métricas de eficiencia, como qué porcentaje de tareas se completan o si el proyecto avanza dentro de los plazos previstos. 

Es inteligente medir el éxito con tu equipo mientras un proyecto o el producto está en curso. Por ejemplo, puedes realizar una revisión del proyecto una vez al mes, hacer que los miembros completen listas de verificación de tareas antes de ciertos plazos o realizar sesiones de comentarios en vivo con sus usuarios o clientes. 

Hay muchas formas diferentes de medir el éxito. La clave es elegir los métodos que mejor se adapten a tus criterios de éxito. Junto con cada criterio de éxito en tu lista, es buena idea también incluir los métodos de cómo se medirá el éxito, con qué frecuencia se mide y quién es responsable de medirlo. 

Comparte el documento de criterios de éxito con tus interesados y pregunta si están de acuerdo con cómo se determinará el éxito del proyecto. También es una buena idea que los interesados apropiados aprueben los criterios de éxito. 

De esta forma, todos tendrán claro quién es el responsable de cada tarea y todos comprenderán a fondo lo que implica el camino hacia el éxito. Mantén esta documentación visible durante la duración del proyecto y comunícala claramente con tu equipo en todo momento. Ellos son los que intentarán cumplir con los diferentes requisitos, así que no les ocultes lo que se supone que deben hacer o cómo se supone que deben hacerlo. 

Si se hace correctamente, definir tus criterios de éxito debería crear mayor alineación en el equipo y brindar a todos una mejor visibilidad sobre cómo lograr el éxito. 

La claridad de las métricas de éxito también ayuda a los equipos a priorizar los esfuerzos con mayor impacto para sus usuarios. 

Definir el éxito del proyecto es complejo pero crucial en la gestión de proyectos. Con más práctica, este proceso te resultará más natural en las etapas de planificación y durante todo el proyecto.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.