Presentación de nuevas herramientas a un equipo

Las herramientas y los procesos de gestión de proyectos están en constante evolución. 

Como gerente de proyectos, es importante estar abierto a la implementación de nuevas herramientas que puedan ser beneficiosas para el resultado de un proyecto. A lo largo del ciclo de vida de tu proyecto, experimentarás cambios de muchas formas, y resulta fundamental que puedas manejarlos. Pero si decides implementar una herramienta con la que tu equipo no está familiarizado, especialmente si decides hacerlo a mitad de un proyecto, es posible que tu equipo tenga dudas. Las personas aceptan el cambio de forma diferente, sobre todo si el cambio va a afectar directamente su rutina y su forma de trabajar. En pocas palabras: el cambio puede provocar resistencia.

Antes de presentar una nueva herramienta a tu equipo, debes estar seguro de que este cambio va a beneficiar realmente al proyecto y asegurarte de que los involucrados en el proyecto comprendan las ventajas de este cambio. Demostrar a tus compañeros de equipo y a los interesados que entiendes la herramienta y que has evaluado su competencia ayudará a generar confianza, especialmente si esta nueva herramienta sustituye a otra existente. Dedicar tiempo a presentar la nueva herramienta a los miembros de tu equipo también demostrará que tienes en mente los mejores intereses del equipo, no solo el éxito del proyecto. 

Estas son algunas consideraciones y claves importantes para presentar con éxito las nuevas herramientas: 

● Habla de la herramienta desde el principio y con frecuencia, si es posible. El equipo no debe sentirse sorprendido por un nuevo cambio. Asegúrate de que sepan que el cambio va a producirse lo antes posible. Esto los ayudará a prepararse para una presentación de la nueva herramienta o una migración a esta. 

● Solicita retroalimentación a los principales interesados. Podrías obtener una excelente retroalimentación sobre características que tal vez pasaste por alto sin recurrir a su experiencia. Puedes solicitar esta retroalimentación pidiendo su opinión sobre la funcionalidad o pidiéndoles que enumeren las características por orden de prioridad. La clave es crear una oportunidad para que los interesados proporcionen su retroalimentación y permitirte incorporarla en los próximos pasos. 

● Involucra a los principales interesados en las demostraciones a medida que te acerques a la decisión final sobre la herramienta de seguimiento del proyecto. Podrás aprovechar la aceptación de los principales interesados al permitirles probar el producto o inscribirse en una prueba. También es importante asegurarse de que la herramienta realmente va a cumplir con el objetivo y a proporcionar un cambio significativo para el proyecto. Es conveniente que incorpores usuarios clave de tu equipo para que prueben y se familiaricen con la herramienta antes de su implementación. Esto permitirá que el equipo se sume a tus planes o discuta sus inquietudes de antemano. También destacará a los expertos internos para la futura capacitación, asistencia e implementación. 

● Asegúrate de que la herramienta sea completamente funcional antes de presentarla al equipo. Siempre que sea posible, evita presentar la herramienta si todavía tiene algún problema. Ten en cuenta que los miembros de tu equipo pueden resistirse a utilizar una herramienta que no está a la altura de lo que se espera de su funcionamiento. Esto repercutirá en la implementación y aceptación de forma bastante significativa, así que, ¡presenta la mejor herramienta que tengas! 

● Prepara la capacitación para la herramienta según sea necesario antes de pedir al equipo que la utilice realmente. Todos experimentan diferentes niveles de comodidad con las distintas herramientas. Tu trabajo como gerente de proyectos consiste en asegurarte de que se aborden las necesidades de cada miembro del equipo. La preparación de la capacitación también ayuda a generar una primera impresión positiva, lo que conducirá a una mayor productividad, así como a una implementación y aceptación más rápidas y exitosas. 

Recuerda que es normal que se produzca algún tipo de retroceso, pero los gerentes de proyectos exitosos deben tomar medidas para prepararse y mitigar las fricciones en su equipo cuando sea posible. 

Si el tiempo lo permite, prevé un periodo de transición si vas a sustituir una herramienta existente. Es habitual permitir que ambas herramientas funcionen durante este periodo. Con el tiempo, tendrás que “abandonar” o retirar la herramienta existente, pero permitir un período de transición entre el uso de la herramienta antigua y la nueva puede ayudar a los interesados y a los miembros del equipo a sentirse más cómodos y darles tiempo para que se familiaricen con la nueva herramienta. Prepárate para que la productividad se vea afectada cuando el equipo pase de una herramienta a otra.  

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.