Consejos para el proceso de adquisición

Adquisición significa obtener todos los materiales, servicios y suministros necesarios para completar el proyecto. Hay cinco pasos en el proceso típico de adquisición: 

1. Iniciación: Planificar lo que necesitas para cumplir los objetivos de tu proyecto.

2. Selección: Decidir qué suministros y proveedores utilizar.

3. Redacción de contratos: Desarrollar, revisar y firmar los contratos.

4. Control: Realizar los pagos y mantener y garantizar la calidad.

5. Finalización: Medir tu éxito.

Durante cada paso del proceso de adquisición, hay algunos consejos que pueden ayudarte a ahorrar tiempo y dinero y al mismo tiempo garantizar el éxito de tu proyecto. 

Consejos para la iniciación.

Mientras planificas tu proyecto, averigua qué materiales, recursos y suministros necesitarás para realizar el trabajo. Durante esta etapa, decidirás qué elementos se obtendrán internamente y qué elementos se conseguirán externamente. Una vez que hayas decidido qué elementos necesitas subcontratar, compara las especificaciones, componentes, medidas de calidad, normas y características de cada uno de ellos con los requisitos de tu proyecto. Es posible que algunos de los elementos tengan características que no necesitas. Si puedes identificar esas características innecesarias, sabrás con exactitud qué quieres que tenga o no tenga tu elemento, y esto puede reducir tu costo total. 

Consejos para la selección.

Ahora que has esbozado lo que necesitas para tu proyecto, tienes que determinar los proveedores para obtener estos elementos. Investiga y evalúa varios proveedores y prestadores, e intenta averiguar si los proveedores que prefieres tienen fama de entregar un trabajo de calidad a tiempo. Después de que hayas identificado a tus proveedores preferidos, entrevístalos y conoce más sobre sus productos y servicios. De ser posible, haz visitas a las instalaciones para ver exactamente, en persona, cómo dirige su negocio cada proveedor. 

Consejos para la redacción de contratos.

La redacción de contratos requiere prestar suma atención a los detalles, así que observa con detenimiento las inclusiones y las exclusiones en la oferta del proveedor. Puede que haya algunos elementos incluidos en el precio del proveedor que puedas obtener internamente con un costo adicional bajo o nulo. Por ejemplo, la oferta del proveedor puede incluir cargos por almacenamiento de materiales, uso de ciertos equipos o mano de obra. Todas estas son cosas que puedes conseguir con los recursos de tu organización, por lo que puedes optar por ahorrar el costo de esos elementos del proveedor mediante el uso de materiales y recursos internos. 

A veces, el proveedor puede redactar el contrato. En este caso, verifica cuidadosamente que la claridad y la exactitud te garanticen que sabes exactamente lo que estás recibiendo del proveedor. Ya sea que el contrato lo escribas tu o el proveedor, casi siempre querrás consultar al equipo de legales y de cumplimiento normativo para asegurarte de que todo el contrato sea ético y legal. 

Consejos para el control.

El proceso de adquisición no termina con la firma del contrato. El paso siguiente es garantizar que el trabajo se realice de acuerdo con los términos del contrato. Tendrás que revisar periódicamente el desempeño y la calidad de cada proveedor. Cuando te comuniques con los proveedores, mantén la profesionalidad, pero la firmeza suficiente para asegurarte de que se cumplen todos los requisitos del proyecto y de que todos los hitos importantes se cumplan a tiempo y según el costo previsto. 

Construir y mantener una buena relación con tus proveedores beneficia al equipo y al proyecto en general. Esta relación facilitará los ajustes y las revisiones de los contratos si surge la necesidad. La adopción de ciertas medidas, como la realización de reuniones periódicas de verificación, garantizará que el trabajo se realice según lo previsto. 

Consejos para la finalización.

En la etapa de finalización del proceso de adquisición, medirás el éxito de tus adquisiciones. Pregúntate lo siguiente: 

● ¿Los materiales creados fueron de buena calidad?

● ¿Hubo problemas con los contratos de mano de obra?

● ¿Cómo fueron tus relaciones con los proveedores? 

Durante esta etapa, también es importante documentar las lecciones aprendidas. Es probable que en el futuro participes en otro proyecto similar a este. Toma nota sobre cómo funcionó el proceso de adquisición para que puedas usar esta información en un proyecto futuro. 

La adquisición es un proceso continuo que puede repetirse durante el ciclo de vida de un proyecto. Puedes iniciar el proceso de adquisición varias veces si necesitas entregables adicionales. Para hacerlo, probablemente evaluarás a tus proveedores actuales o seleccionarás otros nuevos si fuera necesario. Si cambias de proveedores o términos contractuales, tendrás que redactar contratos nuevos. Es importante revisar periódicamente la calidad de cada proveedor durante la fase de control y, una vez que todo esté terminado, documentar las lecciones aprendidas durante la fase de finalización. 

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.