Iniciar un plan de comunicación

¿Cómo crear un plan de comunicación? Eso te ayudará a gestionar los diferentes tipos de comunicación que tendrán lugar durante un proyecto. Créelo, habrá mucha comunicación, por lo que necesitarás un plan que te ayude a estar al tanto de todo y que puedas utilizar como herramienta para comunicarte eficazmente. 

Un plan de comunicación organiza y documenta el proceso, los tipos y las expectativas de comunicación para el proyecto. El tamaño y la complejidad de tu plan de comunicación serán diferentes para todos los proyectos, pero siempre es bueno tener uno. En particular, cuando hay varios interesados, etapas diferentes y gestión de cambios involucrados. Realmente te ayudará a ti, a tu proyecto y a los interesados.

Al igual que otros planes relacionados con el proyecto, en tu plan de comunicación deben abordarse estas preguntas: ¿Qué necesita ser comunicado? ¿Quién necesita comunicarse? ¿Cuándo tiene que ocurrir la comunicación? ¿Por qué y cómo comunicarse? y ¿Dónde se almacena la información comunicada? 

En primer lugar, tu plan de comunicación debe incluir lo que estás comunicando, o, en otras palabras, el tipo de comunicación. Esto podría incluir ciertas cuestiones, como el estado de las actualizaciones, los problemas, comentarios de los usuarios, registros diarios y otros tipos de reuniones de proyectos. A continuación, debes identificar con quién te comunicas. Estos son los destinatarios de la información, como los interesados clave y el equipo principal del proyecto. 

Para cada tipo de comunicación, es necesario registrar cuándo comunicarse. Esto incluye la frecuencia, es decir, qué tan seguido te comunicarás, y las fechas clave, como fechas límite o reuniones importantes. Una cosa a tener en cuenta es que no todo el mundo necesita recibir la misma cantidad de información al mismo tiempo. 

En términos generales, los interesados clave obtendrán su información con menos frecuencia, como en un resumen mensual de alto nivel, correo electrónico o reunión de revisión del proyecto, pero el equipo principal del proyecto podría recibir información más detallada a través de actualizaciones diarias por correo electrónico o registros virtuales rápidos. 

A continuación, incluye cómo te comunicas o qué método de entrega utilizarás. Puede ser por correo electrónico, en persona o reuniones virtuales, o una presentación formal. Tu plan también debe incluir el objetivo de comunicarse. Este es tu “por qué”. Así que pregúntate: ¿Por qué te comunicas? ¿Es para dar una actualización de progreso, identificar un riesgo y hacer frente a los obstáculos? O tal vez necesites averiguar los próximos pasos, los planes de preparación detallados y reflexionar sobre las lecciones aprendidas. El objetivo de la comunicación podría ser una combinación de cualquiera de estos o alguna otra razón en conjunto. En cualquier caso, debe haber un propósito para comunicarse, de lo contrario, corres el riesgo de perder un tiempo valioso. 

Por último, incluye dónde están ubicados los recursos de comunicación, junto con cualquier otra nota. La información debe ser de fácil acceso. Para que tú, tus interesados y tu equipo puedan encontrar rápidamente los recursos que necesitan para tomar decisiones, trabajar en tareas, ponerse al día o proporcionar actualizaciones. 

Otro de los beneficios de un plan de comunicación eficaz es que permite la continuidad de las operaciones del proyecto. Si un nuevo gerente de proyectos accede al proyecto y ve el plan, debería poder acceder rápidamente a las notas y documentación de reuniones anteriores, así como a comunicaciones próximas y actuales. 

El plan de comunicación también ayuda con una gestión de cambios eficaz, el proceso de entrega de tu proyecto final y a conseguir que se implemente con éxito. Cuando otros accedan al plan de comunicación una vez que tú hayas dejado el proyecto, podrán solucionar cualquier problema que pueda surgir, tomar decisiones, o aplicar procesos similares a un proyecto nuevo. 

Con suerte, ya te sientes más familiarizado con las formas en que un plan de comunicación puede llevar tu proyecto al éxito. Ten en cuenta que este es solo un plan básico, y que hay muchas otras formas de estructurar uno. Todo depende del tipo del proyecto en el que estés trabajando.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.