Completar un informe de cierre

En este post, analizaremos uno de los últimos elementos en la gestión de proyectos: cerrar el proyecto y mostrar su impacto. El informe de cierre es una gran oportunidad de compilar todos los enlaces y la documentación en un solo lugar, una práctica que se suele llamar buena presentación del proyecto. El informe de cierre también es un momento para reflexionar sobre el rendimiento de tu equipo y ayuda a que este garantice que se completó cada tarea. Un informe de cierre confirma que el proyecto está hecho, resume los entregables, las métricas de éxito, el feedback, las lecciones aprendidas y los próximos pasos, y sirve como documento de referencia para la organización. Si se requiere un proyecto de seguimiento o se inicia un proyecto similar, tener estos artefactos en un solo lugar ayudará a que esos proyectos futuros se ejecuten sin problemas y, en caso de que hubiera otro proyecto similar, los futuros gerentes de proyectos contarán con una ventaja si tienen información meticulosa sobre proyectos anteriores.

Un informe de cierre efectivo ayuda a garantizar que todos estén satisfechos con el trabajo realizado, finaliza los esfuerzos del equipo, permite que las personas puedan trabajar en nuevos proyectos y tareas y aumenta el impacto del trabajo del equipo a través de la comunicación con otras personas que podrían no haber estado tan involucradas en el proyecto. Además de servir como documento de referencia para la organización, un informe de cierre de proyecto es un documento creado por los gerentes de proyectos para los gerentes de proyectos, futuros gerentes de proyectos y cualquier persona interesada en los elementos y artefactos del proyecto. 

Idealmente, querrías que cualquier persona que no estuviera familiarizada con el proyecto pudiera leerlo y lograr una comprensión completa de lo que el proyecto fue, por qué se hizo y qué tan bien salió. 

En un informe de cierre de proyecto, debes comenzar por agregar el resumen del proyecto. En esta sección, tendrás que incluir los objetivos. Otra forma de pensar sobre esto es la siguiente: ¿Cuál fue el resultado deseado este proyecto? Lo siguiente es la metodología o el enfoque. Asegúrate de indicar qué metodología o enfoque utilizó tu equipo. ¿Tu equipo usó metodologías Waterfall, Agile o Lean? ¿Tal vez una combinación de todas estas o algo más? Uno de los aspectos más importantes del informe de cierre es la referencia del rendimiento. Aquí, describirás los resultados reales y los compararás con los objetivos establecidos en las fases de planificación y ejecución. Compararás las especificaciones, como el cronograma real del proyecto versus el planificado, el costo real del proyecto versus el planificado y el alcance planificado versus el entregado. Incluso hay una columna de notas útil para que puedas explicar cualquier discrepancia o problemas que hayan surgido. 

Las secciones restantes son Logros y resultados clave, Lecciones aprendidas, Próximos pasos y Archivo de documentación del proyecto. Para completar estas secciones, ser minucioso es clave. Se han incluido preguntas que sirvan de guía para que te asegures de que estás siendo lo suficientemente detallado, pero siéntete libre de ir un paso más allá en tus propios cierres y sé más específico. Y cuando estés completando estas secciones, ten en cuenta que el propósito del cierre es compilar y archivar los aspectos más importantes del proyecto. 

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.