Informe de impacto del proyecto

Ahora analizaremos un concepto similar llamado informe de impacto, y aprenderás cómo escribir un resumen ejecutivo. El propósito de crear un informe de impacto es mostrarles a otros el valor que se ha agregado a tu proyecto. Por lo general, es una forma de presentación guiada por una tabla o presentación de diapositivas que hayas creado. A diferencia de un informe de cierre detallado, que está diseñado para futuros directores de proyecto u otros lectores interesados en los detalles del proyecto, un informe de impacto se crea, por lo general, para los interesados sénior o los patrocinadores del proyecto que no estuvieron involucrados en los detalles diarios del proyecto.

Informar sobre el impacto de tu proyecto es clave por varias razones. Te puede ayudar a analizar los resultados para adecuar y mejorar los servicios. Motiva al personal y a los interesados, ya que celebra los logros. Genera confianza y credibilidad con los partidarios, patrocinadores, financiadores y cualquiera que se beneficie del proyecto. Comparte lecciones con organizaciones parecidas.

Veamos los elementos que deberían reflejarse en un informe de impacto. Una de las partes más importantes de un informe de impacto es el resumen ejecutivo. Es donde puedes resaltar los puntos clave del proyecto para tus interesados. Un resumen ejecutivo consta de algunas oraciones en un párrafo que describen el propósito y el resultado del proyecto. Proporciona una descripción general de los puntos principales de un informe más amplio. Está escrito para compartir con los interesados que posiblemente no tengan tiempo para revisar todo el informe. Piensa en el resumen ejecutivo como las partes destacadas de tu proyecto. El propósito es ofrecer a los interesados sénior una descripción concisa y sólida de los resultados positivos dentro del proyecto sin llenarlos de información y sin que sea demasiado vago. 

Cuando crees un resumen ejecutivo, hazte esta pregunta. Si un ejecutivo no tuviera tiempo de leer toda la documentación del proyecto y solo pudiera leer este resumen ejecutivo, ¿Sería capaz de entender los puntos destacados del proyecto? Tu resumen ejecutivo debe apuntar a responder preguntas como: ¿Qué nivel de eficacia ofreció el proyecto y qué aprendimos de esto? Además de hacerte algunas preguntas fundamentales, es una buena idea revisar tus metas SMART, tu caso de negocio y el estatuto del proyecto para ayudarte a escribir el resumen ejecutivo. Esto te ayudará a reflexionar e identificar los aspectos más importantes de tu proyecto, que probablemente estén ligados a logros clave y resultados positivos. 

Un consejo que puede resultarte útil cuando crees un resumen ejecutivo es redactar primero el resto del informe de impacto. Esto te ayudará a determinar cuál es la información más importante para incluir en tu resumen. En esa plantilla de informe de impacto, verás diapositivas con los resultados, lo que funcionó y los próximos pasos. En estas diapositivas, debes intentar describir tu proyecto en detalle usando ayudas como gráficos e imágenes adecuadas para contar la historia de éxito del proyecto. Cuanto más detalladas sean estas diapositivas, más fácil será resaltar e identificar los aspectos más destacados y agregarlos a tu resumen ejecutivo. 

Cuando hayas redactado esas secciones del informe de impacto, estarás listo para redactar el resumen ejecutivo. Deberás incluir elementos de la siguiente información: la visión del proyecto. Aquí especificarás cuál fue el propósito de tu informe. ¿Qué necesidad está satisfaciendo el proyecto? Los logros clave. Esta es tu oportunidad para analizar qué actividades, tareas e hitos te ayudaron a lograr el éxito. ¿Cuáles son los aspectos más destacados del informe de impacto? ¿Tu proyecto aumentó la rentabilidad? ¿Qué valor agregó el proyecto? Habla sobre estos temas aquí. Las lecciones aprendidas. Aquí es donde hablarás sobre posibles mejoras. ¿Cómo cambiarás los procesos futuros para mejor? 

Exploremos un ejemplo de un resumen ejecutivo. Supongamos que acabas de completar un proyecto para lanzar una nueva aplicación para ahorrar dinero que envía automáticamente fondos de las cuentas corrientes de sus usuarios a cuentas de ahorro designadas cada dos meses. El monto enviado de la cuenta corriente a la cuenta ahorro está determinado por la cantidad de dinero que tienen en su cuenta corriente en el momento de hacer el retiro, más algunas otras variables, como la frecuencia de los depósitos. A los usuarios de la versión beta les encantó la aplicación porque los ayudó a crear una cuenta de ahorros sin siquiera pensar en ello. 

Comencemos con la visión de nuestro proyecto. Podrías decir algo como, “nuestra meta es ayudar a los usuarios a salir adelante financieramente creando un sistema de depósito automático basado en algoritmos que envía dinero a una cuenta de ahorros”. Ahora hablemos de lo que se logró con el proyecto. Estos son tus logros clave, así que podrías decir, “mientras nos preparábamos para el lanzamiento, ayudamos a 1,000 usuarios beta a ahorrar más de USD 300,000 en solo seis meses. Esto demostró el caso de uso y la necesidad de nuestra aplicación. En los logros clave, también podrías incluir aspectos financieros destacados. Así que podríamos decir que, si les cobramos a los usuarios tres dólares al mes, con 1,000 usuarios en seis meses, ganaríamos USD 18,000. 

Por último, es bueno hablar de qué cosas se podrían haber hecho de otra manera. Incluye las lecciones aprendidas diciendo algo como: “El principal feedback que recibimos de nuestra prueba beta fue que los usuarios querían actualizaciones más frecuentes acerca de cuándo se estaba transfiriendo su dinero. Agregaremos eso en nuestra actualización”.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.