Negociación del alcance con las partes interesadas

Incluso después de haber establecido el alcance del proyecto, es posible que algunos interesados deseen analizar cómo ajustarlo. Pueden pensar que el alcance actual del proyecto requerirá demasiado trabajo con muy pocos recursos, que el cronograma no es realista dado el alcance o que el proyecto requiere tareas y objetivos adicionales. Cuando tus interesados soliciten revisar el alcance de un proyecto, debes reunirte con ellos para que puedan plantear sus inquietudes. Saber cómo facilitar de manera efectiva las negociaciones del alcance te permitirá llegar a soluciones adecuadas para todos.

Consejos para examinar el alcance con los interesados.

● Entender las motivaciones. Antes de tu discusión, considera las motivaciones de cada interesado para querer ajustar el alcance del proyecto. Algunas de esas motivaciones son presupuestarias (como el deseo de reducir los costos del proyecto), otras son interpersonales (como el deseo de disponer de más tiempo para completar las tareas) y otras están relacionadas con objetivos personales de la carrera (como mantener su puesto actual o la lucha por un ascenso). Comprender las motivaciones de los interesados puede ayudarte a trabajar juntos para llegar a un acuerdo. 

● Plantea la situación. Comienza la discusión con una reflexión sobre por qué se están reuniendo. Recuerda a tus interesados por qué estás involucrado en este proyecto y asegúrales que todos comparten un objetivo común. 

● Escucha primero. Escucha lo que tus interesados tienen que decir antes de presentar tus puntos de vista. Esto demostrará tu deseo de entender la perspectiva de la otra parte. Reconocer su punto de vista puede facilitar que acepten tus sugerencias o soluciones cuando sus ideas u opiniones difieren de las tuyas. 

● Haz preguntas para definir los objetivos. Sé minucioso y haz todas las preguntas que consideres necesarias para entender lo que quiere el interesado. Esto podría incluir que definan sus objetivos comerciales o de clientes. Esfuérzate por obtener detalles específicos y medibles de tus interesados, de modo que más adelante puedas determinar si has alcanzado con éxito sus objetivos. Un lenguaje medible (en lugar de subjetivo o poco claro) te ayudará a definir los objetivos. Un ejemplo de un objetivo específico y medible podría ser: “Queremos reducir el tiempo que tardan los clientes en suscribirse a nuestro boletín informativo en al menos un 30%”. 

● Explica el "porqué" antes del "qué". Cuando intentes persuadir a los interesados, o a cualquiera, en realidad, para que vean las cosas a tu manera, explica las razones de tu solicitud antes de describir lo que quieres. Por ejemplo, empieza por explicar el valor que se podría agregar a tu empresa o proyecto definiendo el alcance de una manera en particular. Si los interesados entienden primero de dónde vienes, es más probable que concedan tu solicitud cuando la hagas. 

● No los abrumes. A veces es mejor exponer tu caso y dar tiempo a los demás para que respondan. Después de haber presentado tus razones, posición y solicitud, retírate un poco para darle tiempo a tu audiencia de procesar lo que has dicho. Piensa en tu silencio, en esta situación, como una señal de respeto hacia tus interesados; les demuestra que quieres escucharlos. Y, si se callan por un rato, significa que has estimulado el pensamiento. 

● Sé creativo. Trabajar para encontrar soluciones alternativas puede convertir rápidamente una negociación pesada en un esfuerzo de equipo inspirador. Para encontrar soluciones reales a los estancamientos de la negociación, piensa de forma creativa en todos los aspectos del proyecto. Es posible que descubras que hay más de una solución para las diferentes opiniones. 

● No lo hagas personal. Concéntrate siempre en lo que es bueno para el proyecto. Si las consideraciones personales entran en la discusión, replantea la conversación mencionando hechos objetivos. 

● Busca un resultado beneficioso para todos. Por último, considera lo que se necesita para que la otra parte esté satisfecha. Luego, intenta identificar una manera de asegurarte de que tú también estés satisfecho. Habrá ocasiones en las que una de las partes tenga que ceder más que la otra, pero el objetivo debe ser siempre un acuerdo de beneficio mutuo (un acuerdo que beneficie a todas las partes involucradas). La siguiente lectura tratará sobre las estrategias para lograr acuerdos de beneficios mutuos con los interesados.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.