Competencias clave: Flexibilidad y manejo de la ambigüedad

Facilitar la toma de decisiones.

Puedes ayudar a los miembros del equipo a sentirse empoderados desde el principio del proyecto al hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo. Por ejemplo, indica los objetivos que corresponden a cada resultado entregable específico y obtén información de tu equipo sobre cómo lograr esos objetivos. Es posible que tengas una idea de cómo te gustaría que se llevaran a cabo ciertas tareas, pero los miembros del equipo pueden tener enfoques más creativos o eficientes. Empoderar al equipo para que expresen sus opiniones y tomen sus propias decisiones te permite centrarte en las tareas generales de gestión y priorizarlas por orden de importancia. Además, cuando permites que los miembros del equipo participen en las decisiones, ayudas a fomentar un entorno de responsabilidad y cercanía con el equipo.

Comunicación y escalamiento.

La gestión de proyectos requiere que se comuniquen con claridad los objetivos y expectativas del proyecto, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y que se aporten comentarios constructivos. Saber cómo comunicarte con eficacia y cuándo escalar los problemas a la gerencia es clave para que tú, tu equipo y tu organización se mantengan encaminados hacia el éxito. Cuando sea necesario escalar algo, trata de acercarte a la gerencia tanto con el problema como con la posible solución o sugerencias al respecto. Esto demostrará que estás tomando la iniciativa como gerente de proyectos. 

Sólidas habilidades organizativas.

Si demuestras que es importante para ti, como líder, mantenerte organizado a través de un seguimiento y una comunicación eficientes, tu equipo hará lo mismo. Una forma de hacerlo es aprovechar la abundancia de herramientas organizativas disponibles, tales como: 

● Software de planificación y cronogramas (plantillas, flujos de trabajo, calendarios). 

● Herramientas de colaboración (correo electrónico, software de colaboración, paneles). 

● Documentación (archivos, planos, hojas de cálculo). 

● Herramientas de garantía de calidad (evaluaciones, rastreadores de productividad, informes). 

Es posible que tengas que experimentar con diferentes enfoques organizativos para determinar qué funciona mejor para ti y el equipo. 

Flexibilidad.

Todos los gerentes de proyectos deben contar con la capacidad de adaptarse y superar los cambios y los desafíos. 

Planificación flexible.

El cambio es inevitable, y cuanto más flexible seas como gerente de proyectos, más éxito tendrás a lo largo de tu carrera. Estas estrategias de planificación flexibles pueden ayudarte a gestionar tu proyecto en momentos de imprevisibilidad: 

● Evaluar las restricciones externas. Al planificar el proyecto, ten en cuenta los eventos externos, como los días festivos nacionales, las vacaciones de los miembros del equipo y las licencias por enfermedad. Dejar tiempo extra en el cronograma por adelantado para estos eventos inevitables puede ayudar a minimizar el impacto en el proyecto. 

● Planificar cómo enfrentar los riesgos y desafíos. Si tienes en cuenta los riesgos que pueden surgir, es posible que puedas encontrar soluciones para ellos por adelantado. También puedes evaluar los riesgos si observas los datos históricos. Revisa tus proyectos anteriores y examina los desafíos a los que te has enfrentado. Luego evalúa si podrían aparecer desafíos similares en este proyecto y prepárate en consecuencia. Hablaremos en profundidad de la gestión de riesgos más adelante en este programa. 

● Calcular la “flotación” de la programación. La flotación, u holgura, se refiere a la cantidad de tiempo que puedes esperar para comenzar una tarea antes de que afecte al cronograma y amenace el resultado del proyecto. Identificar la flotación en el cronograma puede ayudarte con la gestión de recursos y la programación, y a mantener el proyecto encaminado. 

Manejo de la ambigüedad.

La ambigüedad puede representar un desafío importante en la gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos a menudo se enfrentan a ambigüedades en cuanto a objetivos, requisitos, cronogramas, visión u otras áreas relacionadas con el proyecto. El equipo esperará que demuestres tu liderazgo en momentos de ambigüedad y cambio, y la flexibilidad es especialmente importante en estos casos. Estas son algunas formas diferentes de ayudar al equipo a lidiar con la ambigüedad: 

● Mantén la calma. En tiempos de incertidumbre, manejar la ambigüedad con dignidad y aplomo ayudará a inspirar a los miembros del equipo a hacer lo mismo. 

● Expresa empatía. Como gerente de proyectos, es importante tratar de entender lo que piensa y siente tu equipo, especialmente en momentos de ambigüedad. Haz saber a los miembros del equipo que te preocupan los desafíos a los que se enfrentan y que estás ahí para respaldarlos. 

● Comunica con claridad lo que sabes. Define los aspectos del proyecto que están confirmados y que no cambiarán. Esto ayuda al equipo a tener una mejor idea de lo que pueden esperar, independientemente de cualquier aspecto del proyecto que aún se desconozca o esté cambiando. 

 ● Toma decisiones y respétalas. Intenta no dudar de tus decisiones frente al equipo, ya que esto puede generar una mayor incertidumbre. Si necesitas cambiar de rumbo, explica con claridad al equipo por qué has elegido hacerlo. 

 ● Confía en la experiencia de tu equipo. Aumenta la claridad al hacer que todos los miembros del equipo analicen lo que ya saben o creen que es cierto sobre los componentes del proyecto, como lo que implican ciertas tareas o recursos necesarios, en función de sus áreas de especialización. Luego, habla sobre lo que aún no se sabe y haz una lluvia de ideas sobre formas de recopilar más información.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.