Cómo impacta la estructura de la organización en la gestión de proyectos

La estructura de una organización proporciona el marco para la responsabilidad y la comunicación. Como gerente de proyectos, es vital que comprendas a quién reportas en cada proyecto y, lo que es más importante, a quién reportan los miembros de tu equipo.

Conocer la estructura organizacional también te dice cómo y dónde obtener los recursos que necesitarás para poder realizar el proyecto de manera eficiente. 

Cuando comprendas la estructura de la organización, podrás identificar cómo afecta la manera en que administras el proyecto. 

Una forma en que la estructura organizacional puede afectar la manera en que administras un proyecto es por la cantidad de autoridad que la empresa te otorga como gerente de proyectos. La autoridad tiene que ver con tu capacidad para tomar las decisiones relativas al proyecto que impactan en la organización. 

En algunos casos, es posible que tengas la autoridad para hacer cosas como seleccionar los proveedores que brindan bienes o servicios para el proyecto. Otras veces, es posible que tengas un grupo de proveedores ya seleccionado para ti. Tu nivel de autoridad y responsabilidad variará de un proyecto a otro. 

Otra forma en que las estructuras organizacionales pueden afectar la gestión de proyectos es a través de la disponibilidad de recursos. Gestionar un proyecto es mucho más fácil cuando sabes cómo acceder a las personas, los equipos y el presupuesto que necesitas. 

En una estructura clásica, es posible que tengas menos autoridad y un alcance más limitado. Es posible que debas recibir la aprobación de los gerentes, directores y jefes de departamento apropiados para avanzar y completar ciertas tareas. En este caso, es probable que dichas personas tengan a su cargo a las personas de tu equipo y los recursos que necesitas. 

Como un gerente de proyectos que trabaja en una estructura clásica, puede ser que dependas de los gerentes de tu organización para la aprobación de los recursos. En otras palabras, la cantidad de personas que trabajan en tu proyecto o el presupuesto asignado a tu proyecto depende de la decisión de los líderes de tu departamento o función.

En una estructura clásica, es posible que tengas que pasar por una cadena de aprobaciones y pedir más recursos si los necesitas. Es una disposición tradicional de arriba hacia abajo de empleados y autoridad. 

La principal diferencia con una estructura matricial es que los empleados a menudo tienen dos o más gerentes o líderes con los que necesitarán trabajar y a quienes deberán reportar. 

Los miembros de tu equipo tendrán a su gerente funcional y a ti, el gerente de proyectos. Si los miembros están trabajando en múltiples proyectos, pueden tener aún más gerentes, esto puede afectar tu autoridad como gerente de proyectos, ya que necesitarás cooperar con más de un líder en la organización. 

Es posible que debas compartir recursos y negociar prioridades, la clave es asegurarse de saber quiénes son tus partes interesadas y quién controla qué, ya que la cadena de mando no siempre está tan claramente definida como en la estructura clásica. 

Debido a que no siempre hay una cadena de mando clara en una estructura matricial, debes asegurarte de haber identificado y reportado a las personas a las que debas informar y de las que debas obtener aprobación mucho antes de iniciar el proyecto, sin embargo, una vez que esto se haya establecido, tu proyecto dentro de una estructura matricial debería poder ejecutarse de manera eficiente. Las estructuras matriciales enfatizan un fuerte enfoque en el proyecto por el equipo y la organización. 

Como gerente de proyectos, generalmente tienes más autonomía para tomar decisiones y reunir recursos según sea necesario.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.