Crear una estructura de desglose del trabajo

Aprenderemos cómo tener en cuenta la gran cantidad de tareas que se suman para cumplir cada hito. Lo harás con una estructura de desglose del trabajo. Empecemos por la definición, una estructura de desglose del trabajo, que se suele abreviar como WBS, es una herramienta que organiza los hitos y las tareas de un proyecto en una jerarquía, en el orden en que deben completarse. Esta es una herramienta útil porque ayuda a desglosar los desafíos a veces intimidantes de un proyecto en trozos más manejables.

Proyectos grandes como publicar un informe u organizar una conferencia parecen mucho menos intimidantes cuando el trabajo necesario para realizarlos se desglosa paso a paso con un camino claro desde el inicio del proyecto hasta el final. 

Veamos un ejemplo de una estructura básica de desglose del trabajo. Hay muchas formas diferentes de diseñar una estructura de desglose del trabajo, pero una forma común es crear un diagrama de árbol de las tareas del proyecto. 

Ten en cuenta que en futuros roles de gestión de proyectos, probablemente crees una WBS que describa las tareas de todo un proyecto. También es importante que sepas que, si bien crear una estructura de desglose del trabajo es un ejercicio útil para visualizar las tareas del proyecto, no es común incluir este tipo de diagrama en tu plan de proyecto oficial. Lo que sí harás es ingresar las tareas identificadas en este ejercicio en una hoja de cálculo o el software de gestión del trabajo que elijas, donde designarás más fácilmente a los propietarios de cada tarea. 

Después de completar una estructura de desglose del trabajo y organizar esas tareas en una hoja de cálculo, algunas cosas deberían estar más claras para ti. Primero, deberías tener un conjunto de tareas del proyecto discretas que se suman para cumplir cada uno de los hitos. El equipo y tú sabrán exactamente qué es necesario hacer para alcanzar el primer hito y los hitos posteriores. 

Segundo, ahora estás en una buena posición para asignar esas tareas a los miembros del equipo. Cada persona debería tener una comprensión clara de las tareas que son de su propiedad y el orden en que debe completarlas. 

Vamos a desglosar cómo asignar tareas. Por lo general, las tareas se asignan de acuerdo con el rol de la persona en el proyecto. A veces, en el equipo, varios miembros trabajarán en el mismo tipo de función. Para asignar tareas entre dos o más miembros del equipo con los mismos roles, puedes tener en cuenta cuánto sabe cada uno sobre las tareas en cuestión. Por ejemplo, si tienes varios desarrolladores web trabajando en el nuevo sitio, puedes encargarle a un desarrollador que cree la página de destino y asignar al otro desarrollador la tarea de crear la página de “Contacto”. 

Al asignar tareas, deberías considerar también la carga de trabajo de cada uno. Piensa en cuánto tiempo se supone que dediquen al proyecto en comparación con el trabajo fuera del proyecto del que ellos también pueden ser responsables. Es importante equilibrar la carga de trabajo de todos. Debes asegurarte de no asignar más trabajo a una persona que a otras. También debes asegurarte de que a nadie se le asigne más trabajo de lo que pueda manejar. Cuando la gente está sobrecargada, la calidad de su trabajo puede verse afectada o pueden necesitar más tiempo para completar las tareas, lo que pone en riesgo el cronograma general del proyecto. 

Como gerente del proyecto, te asegurarás de que tus compañeros de equipo tengan claras sus tareas asignadas. Puedes hacerlo al asignar tareas con la ayuda de herramientas de gestión de proyectos como Asana. 

Cuando gestionas un proyecto en Asana, agregas tareas para representar partes del trabajo accionables necesarias para completar el proyecto. Como práctica recomendada, es bueno empezar cada tarea con un verbo. Por ejemplo, en lugar de tan solo escribir “sitio web”, deja en claro que la tarea es “crear prototipos del sitio web” o “añadir imágenes al sitio web”. Otra cosa en la que pensar cuando asignas tareas es el cronograma. Asegúrate de asignar a una persona y un plazo para cada tarea, para que quede claro quién hace qué y para cuándo. Por último, asegúrate de incluir tantos detalles de contexto de la tarea como sea posible para evitar errores de comunicación. 

En Asana, puedes hacer clic en los detalles de la tarea para añadir información útil. Puedes añadir una descripción, enlaces a los archivos o adjuntos correspondientes y comentar sobre el trabajo relacionado con la tarea. 

La asignación de tareas es muy beneficiosa, pero lo mejor es que te da libertad para concentrarte en gestionar el proyecto. De esta manera, puedes sentir confianza al saber que cada persona tiene asignado un trabajo específico. También hay algunos beneficios menos obvios de la asignación de tareas. 

Un beneficio menos obvio de asignar tareas es que crea una sensación de responsabilidad personal para los miembros del equipo. Cuando asignas una tarea a un compañero de equipo, celebras un acuerdo, y esta persona se convierte en propietaria de la tarea hasta que se complete. Crear un sentido de propiedad para los miembros del equipo es importante porque los hace estar más comprometidos con el proyecto. También les da espacio para el crecimiento personal. Además, desarrolla tus propias destrezas como un gerente que es un delegador comprensivo. Y, además de eso, mantiene al equipo motivado y comprometido en completar el trabajo a tiempo. 

Si bien cada uno debería tener un sentido de responsabilidad por su tarea asignada, un completo sentido de propiedad podría ser abrumador para algunos miembros del equipo. Si se da el caso, es una buena idea que el gerente de proyectos anime a los compañeros a apoyarse entre sí en sus tareas. Esto también es ideal para generar buenas interacciones en el equipo.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.