Definición de las funciones del proyecto

Cuando gestionas un proyecto para cumplir ciertos objetivos, contar con el equipo ideal es imprescindible. ¿Por qué es tan importante? Porque podría haber muchas partes móviles en un proyecto, eso significa que realmente necesitas tener seguridad y confiar en que las personas que te rodean tienen las habilidades y la motivación para hacer bien el trabajo.

Para tener confianza en tu equipo, necesitas conocer la función de cada persona desde el principio. Establecer claramente las responsabilidades de cada función ayuda a todos a saber qué tareas del proyecto son su responsabilidad. Lo más probable es que no puedas completar este proyecto por ti mismo,  incluso si eres el mejor gerente de proyectos del mundo. 

Antes de pasar a las funciones específicas de un proyecto, se debe aclarar que algunas funciones no son fijas. A veces, los miembros del equipo necesitan adaptarse y asumir más de una función a la vez. Esto suele suceder si la empresa es pequeña o los recursos son limitados. 

Independientemente de si son fijas o no, siempre habrá estas funciones en un proyecto: Patrocinadores de proyecto, miembros del equipo, clientes o usuarios, interesados y, por supuesto, el gerente del proyecto. 

El patrocinador del proyecto es la persona responsable del proyecto y se asegura de que el proyecto aporte el valor acordado al negocio. Desempeñan un papel de liderazgo fundamental durante todo el proceso. En ocasiones, financian el proyecto. Probablemente el patrocinador se comunique directamente con los gerentes y los principales interesados. 

Los miembros del equipo son el corazón de la operación, son las personas que realizan el trabajo diario y hacen realidad el proyecto. 

Los clientes son las personas que recibirán algún tipo de valor de un proyecto realizado con éxito. Dado que el proyecto tiene como objetivo entregar algo útil para los clientes, sus necesidades suelen definir los requisitos del proyecto. Puedes pensar en ellos como los compradores del proyecto. En algunas situaciones, tenemos tanto clientes como usuarios de un proyecto, y tenemos que diferenciar entre los dos. 

En pocas palabras, los usuarios son las personas que utilizan el producto que el proyecto producirá. 

Los interesados son todos los involucrados en el proyecto, los que tienen un interés personal en el éxito del proyecto. Los principales interesados son personas que esperan beneficiarse directamente de la finalización del proyecto, los interesados secundarios tienen un papel intermediario y se ven afectados indirectamente por el proyecto. Los interesados secundarios pueden ser contratistas o miembros de una organización asociada, pero ya sean principales o secundarios, los interesados ayudan a los gerentes de proyectos a definir los objetivos y resultados del proyecto. 

Y, por último, no podemos olvidarnos del gerente del proyecto: la persona que planifica, organiza y supervisa el proyecto. 

Los interesados secundarios no tendrán funciones activas en todas las fases del proyecto, pero aun así deben ser informados, ya que son un componente que el proyecto necesita para tener éxito.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.