Seguimiento y mantenimiento del alcance de un proyecto

Una parte importante de la gestión de proyectos es estar atento al alcance de tu proyecto y saber qué tareas son realmente parte del plan y cuáles no lo son.

Las tareas incluidas en el proyecto y que contribuyen al objetivo general del proyecto se consideran dentro del alcance. Las tareas que no están incluidas se denominan fuera del alcance. 

Es tu trabajo como gerente de proyectos definir y mantener límites firmes para tu proyecto para que tu equipo pueda seguir por el buen camino.

A medida que avanzas por el ciclo de vida del proyecto, te encontrarás desafíos inesperados o señalar nuevos detalles o ideas que podrían afectar el éxito de tu proyecto. 

Los cambios, el crecimiento y los factores descontrolados que afectan el alcance del proyecto en cualquier momento posterior al comienzo del proyecto se denominan "corrupción del alcance". 

La corrupción del alcance es un problema común, y no siempre es fácil de controlar. Es uno con el que luchamos en cada proyecto. Puede suceder en cualquier proyecto, en cualquier sector. 

Al identificar la corrupción del alcance y ser proactivo, proteges a tu proyecto y al proyecto de tu equipo. 

Para ayudarte a combatir la corrupción del alcance, debes saber que hay dos fuentes principales de las que surge: externas e internas. 

Las fuentes externas de corrupción del alcance son más fáciles de reconocer. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto con un cliente principal, el cliente podría solicitar cambios, el entorno empresarial a tu alrededor podría cambiar o la tecnología subyacente que estás usando podría cambiar. 

Si bien no puedes controlar todo lo que sucede, también existen algunas desventajas a tener en cuenta. 

En primer lugar, asegúrate de que los interesados tengan visibilidad del proyecto. Se recomienda que sepan los detalles de lo que se va a producir, qué recursos se necesitan, cuánto costará y cuánto tiempo llevará. 

Además, obtén claridad de los requisitos y solicita críticas constructivas sobre la propuesta de producto inicial. Es importante obtener esta información antes de firmar cualquier contrato. 

Asegúrate definir reglas básicas y expectativas para la participación de los interesados una vez que se ponga en marcha el proyecto. Llega a un acuerdo sobre cada uno de tus roles y responsabilidades durante las revisiones de ejecución y estado. 

Una vez que tengas claro el alcance del proyecto, idea un plan sobre cómo hacer frente a solicitudes fuera del alcance. 

Acuerda quién puede realizar solicitudes formales de cambio y cómo se evaluarán, aceptarán y realizarán dichas solicitudes. 

Asegúrate de tener estos acuerdos por escrito. De esta manera, siempre tendrás documentación para señalar si tú, un interesado o el cliente tienen un desacuerdo más adelante. 

Una de las principales causas de la corrupción externa del alcance es no ser claro sobre los requisitos antes de definir el alcance y obtener la aprobación formal para avanzar con el proyecto. 

Aquí es donde entran en juego los objetivos medibles y específicos y los entregables. Si los requisitos no son específicos y si no has llegado a un acuerdo sobre los procesos del proyecto, los entregables e hitos, entonces es casi garantizado que lidiarás con la corrupción del alcance una vez que comienza el proyecto. 

Las fuentes internas de corrupción del alcance son más complicadas de detectar y más difíciles de controlar. Este tipo de corrupción proviene de miembros del equipo del proyecto que sugieren o incluso insisten en cambios o mejoras de procesos o productos. 

Es posible que un desarrollador de productos justifique una decisión sobre los motivos para mejorar el producto, aunque vaya a costar más o un líder de equipo podría decidir que un proceso determinado es más eficiente sin darse cuenta del impacto que el cambio en el proceso tendrá en otros miembros del equipo encargados de diferentes partes del proyecto. 

Lo que debes dejar en claro para tu equipo es que cualquier cambio fuera del alcance del proyecto se sale de la esencia, amenaza el cronograma y aumenta el riesgo. No hay pequeños impactos en el alcance del proyecto. 

Cada vez que un miembro del equipo asume una tarea no planificada, se pierde más que solo el tiempo invertido en esa tarea. Es tu responsabilidad como gerente de proyectos mantener los límites del proyecto. La mejor defensa es conocer completamente los detalles de tu proyecto para estar siempre preparado con la respuesta más adecuada para una nueva idea o solicitud. 

Monitorea el alcance de tu proyecto y protégelo a toda costa. Incluso el cambio más pequeño puede significar un mayor riesgo para el éxito de tu proyecto.

Fuente: 

Coursera-Gestión de Proyectos de Google.