Hay diversas maneras de gestionar proyectos y no siempre una manera correcta de hacerlo. Debido a que el proyecto puede verse afectado por diferentes situaciones, es importante comprender la estructura básica. A esta estructura la llamamos el ciclo de vida del proyecto.
El ciclo de vida es una excelente manera de guiar tu proyecto en la dirección correcta para que mantenga el rumbo y se logren los resultados esperados. La mayoría de los ciclos de vida de los proyectos tienen cuatro fases principales, cada una con su conjunto propio de tareas e inquietudes.
Las principales fases de un proyecto son:
● Iniciar el proyecto.
● Elaborar un plan.
● Ejecutar y completar las tareas.
● Cerrar el proyecto.
Iniciar el proyecto.
Es el punto de partida para todo el proceso del proyecto. En esta fase, definirás los objetivos y los entregables del proyecto, identificarás el presupuesto y los recursos necesarios, las personas involucradas y cualquier otro detalle que pueda impedir la correcta finalización del proyecto.
Documentarás toda esta información en un lugar para mostrar el valor del proyecto, y con suerte conseguirás la aprobación para continuar. Una vez aprobado el proyecto, puedes comenzar.
Elaborar un plan.
Aquí se establece cómo se alcanzarán los objetivos del proyecto. Hay muchas maneras de planificar un proyecto. Para cada proyecto es imprescindible elaborar un plan para lograr los objetivos.
Para ser efectivo, el plan necesita incluir muchas cosas. Por ejemplo, un presupuesto, un desglose de todas las tareas que deben realizarse, formas de comunicar los roles y las responsabilidades del equipo, un cronograma, recursos y qué hacer en caso de problemas o cambios en el proyecto. Una vez que hayas elaborado el plan, es hora de ejecutar y completar las tareas.
Ejecutar y completar las tareas.
Es importante señalar que el equipo del proyecto debe completar las tareas. Como gerente de proyectos, tu rol es un poco diferente. Si bien puedes encargarte de completar ciertas tareas en el proyecto, tu trabajo principal como gerente de proyectos es supervisar el progreso y mantener al equipo motivado, también eliminarás los obstáculos que puedan surgir para que las tareas se ejecuten bien y a tiempo.
Finalmente, cuando se hayan completado todas las tareas, se contabilicen todos los recursos y el proyecto haya llegado a su fin, es hora de cerrar el proyecto.
Cerrar el proyecto.
¿Por qué es importante el cierre? Un motivo importante es que el equipo pueda celebrar el arduo trabajo realizado. Cerrar el proyecto también es una oportunidad para evaluar el resultado del proyecto. Puedes tomar nota de lo que funcionó y lo que no para una mejor planificación en el futuro.
Incluso si el proyecto fue un gran éxito, es útil tomarse un tiempo para reflexionar. Cerrar el proyecto también es una excelente manera de conectarse con cualquier persona ajena al equipo que se haya interesado en el objetivo del proyecto.
Puedes dar a conocer las tareas que se completaron y los logros obtenidos. Algunos proyectos tendrán una fecha de finalización determinada, una vez que el proyecto llegue a su fin, eso es todo, no hay más trabajo por hacer. Otros proyectos tienen diferentes líneas de meta.
El ciclo de vida del proyecto, el nombre exacto de
cada fase puede cambiar según el tipo de proyecto u organización para la que
trabajas. La idea general sigue siendo la misma, luego de los procesos del
proyecto llega el éxito en la gestión de proyectos.
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