El valor de la documentación del proyecto

Una gran parte de la gestión de proyectos consiste en guiar la toma de decisiones. Aunque tú no seas el responsable de tomar las decisiones finales sobre los aspectos más importantes del proyecto, tu trabajo sigue siendo hacer un seguimiento de cada nueva decisión y usar esas decisiones para elaborar un plan. Hay muchas decisiones importantes de las que hay que hacer un seguimiento. Esto incluye todo, desde la identificación de los objetivos y los entregables del proyecto hasta la elección de las personas adecuadas para incorporar a un equipo. 

Son demasiadas cosas para que una sola persona pueda hacer un seguimiento mental. Además, se trata de información importante que todos los miembros del equipo deben conocer, no solo el gerente de proyectos. 

Si una decisión afecta las tareas de un miembro del equipo, tendrán que saberlo, ¿verdad?

Por eso la documentación constituye una parte tan importante de la función de un gerente de proyectos. 

Aunque tu equipo trabaje a fondo en áreas específicas del proyecto, es posible que tú seas la única persona del equipo que conozca y se comunique con todas las diferentes áreas del proyecto. Una documentación clara y coherente puede garantizar la transparencia y una comunicación clara. 

La documentación ayuda a sentar las bases del proyecto. Comunica las respuestas a preguntas clave. Por ejemplo, ¿Qué problema estás tratando de resolver? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto? ¿Cuál es el alcance y los entregables, y quiénes son los interesados en el proyecto? Por último, ¿Qué recursos necesita el equipo para completar su trabajo? Toda esta información es crucial para cualquier persona que trabaje en un proyecto, independientemente de cuál sea su función. 

La documentación también ayuda a preservar las decisiones tomadas al principio del proyecto y puede servir como punto de referencia para los miembros del equipo que puedan incorporarse más adelante en el ciclo de vida del proyecto. Tu trabajo consiste en garantizar que esta información sea fácilmente accesible a través de algún tipo de documentación formal, como un correo electrónico, una presentación o un documento digital. Además, documentar las decisiones puede ayudarte a descubrir tareas, plazos o costos que no habías tenido en cuenta. 

Y, por último, este proceso proporciona un registro histórico que puede revisarse al final del proyecto.

Fuente:
Coursera-Gestión de Proyectos de Google.